Nouveau certificat de recherche depuis le 11 juin 2024!
La Chambre des notaires émet depuis le 11 juin 2024 des certificats de recherche de testaments et de mandats en format électronique (PDF). Tous les certificats émis à compter du 11 juin 2024, qu’ils soient délivrés en format papier ou électronique, ont un visuel graphique différent de ceux émis jusqu’au 10 juin 2024.
Les clients peuvent télécharger leur certificat dans un format PDF. Dans tous les cas, son utilisateur est appelé à le vérifier pour s’assurer qu’il n’a pas été modifié depuis son émission.
Vous êtes le demandeur du certificat de recherche ? Téléchargez-le!
Le demandeur d’un certificat de recherche peut télécharger celui-ci à la suite de la réception d’un courriel du Registre contenant les codes de vérification. Il est possible d’utiliser le certificat de façon électronique ou de l’imprimer.
Vous êtes l’utilisateur du certificat de recherche ? Validez-le!
Il est de la responsabilité de l’utilisateur du certificat (institutions financières ainsi que tout autre organisme qui le requiert) de s’assurer de sa validité avant chaque utilisation, et ce, pour tout certificat délivré en format papier ou électronique à compter du 11 juin 2024.
Informations nécessaires pour valider un certificat
Toute personne peut valider un certificat à l’aide du numéro de certificat et du code de vérification transmis au demandeur et apparaissant sur le certificat de recherche émis par la Chambre des notaires. Si le certificat de recherche est valide, vous le verrez afficher à l’écran. Vous pourrez le télécharger, l’imprimer et le conserver dans vos dossiers.
Certificat valide
Si vous êtes la personne qui avez fait la demande du certificat de recherche, le certificat affichera les trois derniers chiffres d’assurance sociale et la date de naissance du défunt. Si vous n’êtes pas le demandeur du certificat de recherche, ces éléments n’apparaîtront pas à l’écran, mais le document sera valide puisque vous aurez été en mesure de l’obtenir à l’aide des codes transmis par le demandeur.
Certificat invalide
Si le certificat de recherche n’apparaît pas à l’écran, vous devrez vous assurer de bien saisir les codes servant à la validation. Si vous avez saisi le bon numéro de certificat et le bon code de vérification et que celui-ci n’apparaît pas, il est possible qu’un nouveau certificat ait été délivré par la Chambre parce que les informations ont été modifiées depuis son émission. Vous devrez communiquer avec le demandeur afin qu’il vous confirme les codes de vérification. Dans le cas où un nouveau certificat a été émis par la Chambre (ce qui est plutôt rare), celui-ci comportera un nouveau numéro de certificat et un nouveau code de vérification.
Pour en apprendre plus sur le dispositif de validation du nouveau certificat de recherche, consultez la FAQ.
FAQ
Parce que ses attributs : facture visuelle (design graphique et couleur) et son papier spécial (grammage, filigrane et à l’épreuve des copies) ont été remplacés par un dispositif de validation en ligne. Ce dispositif qui affiche le dernier certificat émis sert à assurer à l’utilisateur que les renseignements clés sur le certificat de recherche imprimé ou électronique que l’utilisateur a en main correspondent bien à ce que le registraire a émis et que les informations n’ont pas été falsifiées ou modifiées depuis son émission.
La responsabilité de vérifier le certificat de recherche repose sur son utilisateur (la personne qui s’en servira, l’institution financière ou l’organisation qui requiert ce document) afin de s’assurer qu’il a en main les bonnes informations pour l’exécution de son mandat. La validation s’effectue à partir de la page suivante : www.cnq.org/validation-certificat
La vérification du certificat est requise par mesure de protection pour les organisations ou les personnes qui se servent de celui-ci dans le cadre de l’exécution de leur dossier afin de s’assurer que les informations n’ont pas été modifiées ou falsifiées depuis son émission.
Les certificats de recherche papier émis avant le 11 juin 2024 sont valides et ne peuvent pas faire l’objet d’une validation en ligne.
Avant de poser un geste dans le cadre de l’exécution de son dossier, toute personne ou organisme qui s’en sert, notamment l’institution financière, doit vérifier sa validité afin de s’assurer que les informations n’ont pas été modifiées ou falsifiées depuis son émission et d’éviter d’engager sa responsabilité.
En vérifiant sa validité en ligne. Toute personne peut effectuer la validation du certificat à l’adresse suivante www.cnq.org/validation-certificat à l’aide du numéro de certificat et du code de vérification transmis au demandeur et apparaissant sur le certificat de recherche émis par la Chambre des notaires.
Si le certificat de recherche est valide, vous le verrez afficher à l’écran. Vous pourrez le télécharger. Si vous êtes la personne qui avez fait la demande du certificat de recherche, le certificat affichera notamment le numéro d’assurance sociale et la date de naissance du défunt. Si vous n’êtes pas le demandeur du certificat de recherche, ces éléments n’apparaîtront pas à l’écran, mais le document sera valide puisque vous aurez été en mesure de l’obtenir à l’aide des codes transmis par le demandeur.
Le certificat de recherche n’apparaît pas à l’écran. Assurez-vous de bien saisir les codes servant à la validation. Si vous avez saisi le bon numéro de certificat et le bon code de vérification et que celui-ci n’apparaît pas, il est possible qu’un nouveau certificat ait été émis par la Chambre parce que les informations ont été modifiées depuis son émission ou que le document a été falsifié.
Si vous êtes le demandeur du certificat, vous devez communiquer avec le Registre de la Chambre des notaires au (514) 879-1793 ou 1-800-263-1793 ou par courriel à registres@cnq.org. Si vous n’êtes pas le demandeur du certificat, veuillez communiquer avec celui-ci afin qu’il vous confirme les codes de vérification. Dans le cas où un nouveau certificat est émis par la Chambre, celui-ci comportera un nouveau numéro de certificat et un nouveau code de vérification.
Le notaire peut transmettre au client une copie électronique du certificat de recherche en format PDF ou en faire imprimer une copie et la remettre à son client . La version électronique émise au notaire par la Chambre des notaires doit être acheminée de façon sécuritaire à son client puisqu’elle contient le numéro d’assurance sociale et la date de naissance du défunt.
Non. Le notaire ne peut pas apposer la mention « copie conforme à l’original » ou « copie conforme » sur des photocopies, suivie de sa signature ou de son sceau sur des documents qu’il n’a pas rédigés puisque :
- Celui-ci est émis par et sous la responsabilité du registraire de la Chambre des notaires;
- Le site de validation assure l’authenticité du dernier certificat émis. Seul le dispositif de validation peut indiquer toute modification ou démasquer toute falsification du document.
Oui. Le document peut être imprimé, consulté, sauvegardé et partagé. Assurez-vous d’en protéger la confidentialité si vous êtes le demandeur comme ce document contient des informations personnelles, à savoir le numéro d’assurance sociale et la date de naissance du défunt. Par contre, si vous n’êtes pas le demandeur du certificat de recherche, ces éléments n’apparaîtront pas au certificat validé que vous pourrez télécharger.
Non. D’un point de vue juridique et en cohérence avec la loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (LCCJTI, RLRQ c. C-1.1), le terme électronique réfère à un « sous-ensemble » des technologies de l’information qui précise le type de support au même titre que « magnétique, optique, sans fil ou autre ». Ainsi, lorsqu’on s’adresse à un juriste, il est plus juste de dire « certificat de recherche sur support technologique » alors que le terme « certificat de recherche électronique » est plus accessible au public.
Le certificat de recherche peut être validé en ligne par toute personne ou organisation qui le requiert afin de s’assurer de sa validité. La validation s’effectue à partir de la page suivante : www.cnq.org/validation-certificat à l’aide du numéro de certificat et du code de vérification transmis au demandeur et apparaissant sur le certificat de recherche émis par la Chambre des notaires.
