Instructions d’utilisation de la plateforme de Recherche électronique des testaments et des mandats (RTM) 

• Cliquez sur « Nouvelle demande » dans l’accès rapide 
•  Remplissez les différents champs du formulaire 
  •  Dans un premier temps, des informations générales vous seront demandées, notamment le type de demande, la date de décès ou d’invalidité. 
  • Dans un deuxième temps, saisissez les informations de base concernant la personne recherchée. En cliquant sur le bouton « Vérifiez éligibilité », la plateforme indiquera si la demande est éligible à une recherche automatique. Si la demande est éligible vous pouvez « Passer la commande » ou débuter une « Nouvelle demande » si vous avez plusieurs demandes à soumettre. Il n’est pas nécessaire de saisir plus d’information. 

Si la demande n’est pas éligible à un traitement automatique, vous devrez poursuivre la saisie de la demande ou cliquer sur « Précédent » pour rectifier les informations préliminaires . 

 Bon à savoir :  

 -si vous avez sélectionné le service urgent et que le traitement automatique est applicable à cette demande, vous aurez la possibilité d’éditer la demande en amont du paiement et ainsi choisir le tarif régulier.  

-si la demande est éligible au traitement automatique et que le paiement est effectué, le résultat sera disponible dans un délai de 15 minutes dans l’écran suivi des demandes.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur « Passez la commande » pour effectuer le paiement de la demande et procéder à son envoi, ou enregistrer la demande pour y revenir plus tard. Vous pouvez transmettre une ou plusieurs demandes à la fois.

Rappel :  le paiement est obligatoire pour transmettre une demande.

Bon à savoir : si vous souhaitez soumettre plusieurs demandes simultanément, enregistrez d’abord les demandes sans effectuer le paiement. Lorsque vous êtes prêt à les soumettre, rendez-vous dans votre panier d’achat via l’écran « Demandes à payer et à envoyer ». Vous pourrez ainsi payer et envoyer toutes les demandes en une seule transaction.

• Procédure de paiement :  sélectionnez les demandes à payer et cliquez sur le bouton « Payer ».

• Demandes brouillon incomplète : ces demandes doivent être complétées.

• Édition de demandes : utilisez l’icône du crayon pour éditer une demande, par exemple pour retirer un tarif urgent ou corriger les champs du formulaire avant de payer et de transmettre la demande.

L’écran « Suivi des demandes » vous permettra de visualiser l’état des demandes transmises et leur résultat.

Que signifie les icônes? 

Exemple de communication avec l’Ordre

Bon à savoir : vous avez accès à toutes vos demandes transmises aux Registres depuis 1999.

Pour consulter le résultat de vos recherches, cliquez sur le symbole < pour ouvrir le volet de droite.

• Les documents afférents à une demande (facture, prévisualisation du certificat) s’affichent à droite de l’écran. Attention de bien activer la visualisation des documents, en déroulant le panneau de droite au moyen de la flèche. RAPPEL : le certificat de recherche électronique est transmis à titre indicatif seulement. Le certificat reçu par la poste est celui qui doit être utilisé.

Bon à savoir : chaque étape du processus de recherche est notifiée par courriel au notaire. Les collaborateurs ne reçoivent pas de notifications courriel sur les recherches effectuées.