Copie conforme authentique électronique | Nouvelle fonctionnalité sur ConsignO Cloud-CNQ
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Infolettre - Minute Express
À compter du 8 décembre 2021, la seule façon d’émettre une copie conforme authentique électronique d’un acte notarié technologique sera de le faire à partir de la plateforme ConsignO Cloud-CNQ1.
Cette copie conforme authentique inclura automatiquement le nouveau sceau notarial numérique et la date de la copie. En quelques clics, il sera possible de la transmettre directement aux personnes concernées via la plateforme!
Tarif
Le coût d’un projet de copie conforme authentique est de 2,25 $. Une fois la copie produite, elle peut être transmise autant de fois que souhaité, sans coût supplémentaire. Elle peut également être téléchargée.
Pour faire une copie sur support papier, suivre la procédure indiquée à la section 13 des Lignes directrices.
Aperçu de la fonctionnalité
La nouvelle option Créer une copie conforme authentique est accessible à partir du tableau de bord, sous le menu Actions en cliquant sur les trois petits points pour un projet qui est « Terminé ». Comme tout projet, votre personnel de soutien peut le préparer.
Si votre acte comporte des annexes, vous pouvez choisir lesquelles ajouter à votre copie.
Nul besoin d’ajouter un champ de date sur la copie, celle-ci est automatiquement mise lorsque vous la signez.
Une fois la copie terminée, celle-ci peut être transmise à partir du menu Actions en cliquant sur les trois petits points et en choisissant Transférer. Vous pouvez la transmettre à une personne déjà inscrite à votre carnet d’adresses ou faire Nouveau pour l’ajouter.
Pour savoir à qui la copie a été transférée ou qui l’a téléchargée, sous la colonne Détails, cliquer sur le nombre de signatures reçues, une fenêtre apparaît avec les informations.
Cette copie électronique ne pourra toutefois pas être publiée au Registre foncier, dont le système informatique ne peut traiter ce type de document pour le moment. Vous devrez donc continuer à utiliser la méthode habituelle de publication à partir de vos versions finales Word. Pour plus de détails, voir les Normes concernant l’acte notarié, accessible sur l’Espace notaire / Profession numérique/ acte notarié technologique / Outils à votre disposition.
Par défaut, le sceau notarial et la mention de base de copie conforme seront apposés sur la première page dans la marge de gauche. Ils peuvent être ajustés, mais il est recommandé de conserver ces éléments sur la première page pour faciliter la lecture par les tiers.
La mention de copie conforme par défaut est la plus utilisée. Il est toutefois possible de la modifier après avoir lancé le projet en cliquant sur le champ de texte Copie conforme authentique.
Le choix de la langue dans la plateforme définit le texte de la mention de Copie conforme authentique.
Cliquer sur votre nom en haut à droite, ensuite Préférences / Paramètres de l’application / Langue de préférence, choisir la langue et cliquer sur Sauvegarder.
Au besoin, lorsque requis par un tiers, il est possible d’ajouter une marque de votre signature;
Pour ajouter la marque manuscrite de votre signature, faire glisser la zone de signature qui contient votre signature numérique officielle sur la première page de copie conforme, cliquer sur appliquer et signer, double cliquer dans la boite de signature et signer à l’aide de votre souris.
Cette nouvelle fonctionnalité ne supporte par la production d’extrait conforme authentique d’un acte notarié technologique. À cet effet, il faut utiliser l’une des méthodes indiquées aux sections 9.2 à 9.5 des Normes concernant l’acte notarié, accessible sur l’Espace notaire / Profession numérique/ acte notarié technologique / Outils à votre disposition.
