Il a été porté à l’attention de la Chambre qu’un notaire pourrait être sollicité par un membre du public qui désire inscrire un avis ou une déclaration au Registre foncier. Auparavant, le public pouvait déposer certains documents au Registre foncier, sans avoir à recourir aux services d’un notaire ou d’un avocat (ex. : déclaration de résidence familiale attestée par 2 témoins suivant 2995 C.c.Q.).
Comme vous le savez, il n’est plus possible de publier en déposant une copie papier. Suivant l’article 2982 C.c.Q., la réquisition ne peut être présentée que sur support technologique (depuis le 8 novembre 2021) et il faut détenir une signature numérique pour pouvoir le faire. De plus, l’article 2982.1 C.c.Q. prévoit qu’il n’y a que les avocats, notaires, arpenteurs-géomètres et huissiers qui peuvent signer le formulaire de documentation lorsqu’un document sur support papier est transféré sur support technologique pour fins de publication au Registre foncier.
Il est donc possible qu’une personne ne détenant pas de signature numérique veuille inscrire un droit ou la suppression d’un droit au Registre foncier et vous demande si vous pouvez déposer pour elle le document qu’elle vous présente. Vous pourriez également recevoir une telle demande d’un confrère notaire ou avocat qui n’est pas familier avec le Registre foncier et qui n’a pas réalisé qu’il avait besoin d’une signature numérique officielle avant de faire signer l’acte.
Nous désirons vous rappeler que vous ne pouvez utiliser votre signature numérique officielle que dans l’exercice de votre profession (art. 22 alinéa 2 de la Loi sur le notariat (N-3) et art. 3 du Règlement sur la signature officielle numérique du notaire).
La Chambre estime que le simple fait de déposer un document au Registre foncier ou le simple fait de signer le formulaire de documentation lors du transfert de support ne constitue pas l’exercice de la profession de notaire, ces deux démarches ne faisant aucunement appel à vos compétences professionnelles.
En outre, aux yeux du public, le nom du notaire étant lié au document publié, ce dernier sera perçu comme étant responsable du contenu, même s’il a seulement agi par complaisance en acceptant de procéder à l’inscription du document en question. Le notaire qui se prêterait à un tel exercice, sans avoir par ailleurs posé des gestes professionnels, s’expose donc au risque de ne pas être couvert par son assurance-responsabilité professionnelle.
Il est donc recommandé d’offrir à ces personnes vos services professionnels en analysant le document et en procédant aux vérifications d’usage comme si vous vous apprêtiez à recevoir l’acte. Si le client refuse de payer pour des services complets, vous auriez tout intérêt à refuser d’agir au risque d’engager votre responsabilité professionnelle et déontologique.