La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25 ou la « Loi 25 »), sanctionnée le 22 septembre 2021, modifie notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1 ou « LPRPSP ») applicable aux études notariales.
La Loi 25 entrera progressivement en vigueur à compter du mois de septembre 2022 et la Chambre souhaite sensibiliser les notaires afin qu’ils s’y préparent. En effet, des répercussions sont à prévoir sur l’administration de leur étude et sur le traitement des renseignements personnels qu’ils détiennent, tout au long de leur cycle de vie.
À titre d’exemple, à compter du 22 septembre 2022, le nouvel article 3.1 de la LPRPSP introduit par la Loi 25 énoncera que toute personne qui exploite une entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. La personne « ayant la plus haute autorité » au sein de cette entreprise doit veiller à assurer le respect et la mise en œuvre de la LPRPSP et, à moins qu’elle n’ait délégué cette fonction, elle est désignée « responsable de la protection des renseignements personnels ». Le titre et les coordonnées de ce responsable doivent être publiés sur le site Internet de l’étude ou rendus accessibles par tout autre moyen approprié.
Voici une liste non exhaustive des initiatives à mettre en œuvre afin de se conformer à la Loi 25, en fonction des dates progressives de son entrée en vigueur:
- Échéance au 22 septembre 2022
- Procéder à l’inventaire des renseignements personnels recueillis et détenus par l’étude
- Définir et déployer un plan de gestion des incidents de confidentialité (incluant les possibles avis à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées, en cas de préjudice sérieux)
- Tenir un registre des incidents de confidentialité
- Échéance au 22 septembre 2023
- Établir et publier le cadre de gouvernance des renseignements personnels de l’étude (politique de confidentialité, processus de traitement des plaintes, formation du personnel…)
- Collaborer aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée des fournisseurs de services de l’étude, le cas échéant (refonte, nouveaux systèmes, données à l’extérieur du Québec)
- Réviser les contrats qui impliquent la communication de renseignements personnels aux fournisseurs de services de l’étude
- Adapter son contrat de service professionnel aux fins de l’obtention d’un consentement valable de la part du client
- Adopter une directive relative à la destruction des renseignements personnels une fois le service professionnel accompli ou envisager l’anonymisation (sous réserve des dispositions de conservation prévues par les lois et règlements régissant la profession)
- Échéance au 22 septembre 2024
- S’assurer que les solutions technologiques utilisées par l’étude pour l’exercice de la profession permettront la portabilité des données: 1. Pour que le notaire puisse reprendre ses données dans un format technologique structuré s’il cesse de les utiliser. 2. Pour que le notaire puisse remettre au client, sur demande, ses renseignements personnels dans un tel format.
Enfin, soulignons que le non-respect des obligations prévues par la Loi 25 est passible de sanctions importantes.
Pour en savoir plus :
Loi 25 : s’y préparer – Entracte, Vol. 31, No 2, Été 2022, page 22.
Espace évolutif – Projet de loi 64 : https://www.cai.gouv.qc.ca/espace-evolutif-modernisation-lois/ comportant notamment une version administrative de la LPRPSP telle qu’elle se lira à l’entrée en vigueur de la Loi 25.
Projet de Règlement sur les incidents de confidentialité – GOQ Partie 2, 29 juin 2022, 154e année, No 26, page 3935.