Un client qui a un différend avec un notaire concernant un compte d’honoraires (facture), qu’il soit payé ou non, peut recourir au service de conciliation des comptes d’honoraires offert par la Chambre des notaires du Québec. Ce service est gratuit et vise à aider le client à trouver une entente.
Important : Avant de présenter une demande de conciliation, il est recommandé de communiquer d’abord avec le notaire afin d’obtenir des explications relativement à son compte d’honoraires et d’essayer de trouver un arrangement.
Conditions pour présenter une demande de conciliation
Pour présenter une demande de conciliation relativement à un compte d’honoraires, vous devez :
- présenter la demande dans les 45 jours (jours civils et non jours ouvrables) de la date de réception de la facture ou du moment où vous avez pris connaissance de la retenue d’honoraires ou de prélèvement d’honoraires sur les fonds que le notaire détient ou a reçus pour vous;
- reconnaître devoir au notaire un certain montant d’honoraires pour les services rendus;
- remplir le formulaire, l’imprimer et le faire signer par toutes les personnes dont les noms apparaissent sur le compte d’honoraires;
- joindre les documents indiqués au formulaire, notamment le compte d’honoraires du notaire;
- faire parvenir le formulaire et les pièces requises idéalement par courriel ou à défaut, par la poste :
Chambre des notaires du Québec
Conciliateur des comptes d’honoraires
101-2045 rue Stanley
Montréal QC H3A 2V4
conciliation@cnq.org
Votre demande ne sera pas recevable si :
- vous demandez l’annulation du compte d’honoraires;
- vous estimez ne devoir aucun montant d’honoraires au notaire;
- le compte ne vous est pas adressé par un notaire dûment inscrit à la Chambre des notaires;
- les personnes à qui le compte est adressé ou les représentants autorisés à agir n’ont pas tous signé le formulaire de demande de conciliation.
Pour plus d’information sur la recevabilité d’une demande de conciliation, nous vous invitons à communiquer au
514 879-1793 / 1 800 263-1793, poste *5977.
Consulter le Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires
La conciliation est un processus informel, sans frais, par lequel le conciliateur tente d’amener le client et le notaire à s’entendre sur le montant des honoraires en les aidant dans leurs efforts pour trouver une solution mutuellement satisfaisante. Chacune des parties doit faire preuve d’ouverture afin de faciliter le processus. Même si le notaire est obligé par son Code de déontologie de se soumettre à ce processus, le conciliateur ne peut obliger une partie à accepter une offre ou à réduire une facture. Chaque partie reste libre d’accepter ou de refuser les demandes et offres de l’autre partie. Le conciliateur ne tranche pas comme le ferait un arbitre ou un juge.
La conciliation des comptes d’honoraires s’inscrit dans la volonté du législateur et des tribunaux de favoriser le recours à des modes alternatifs de règlement des conflits. Ce recours doit être offert par tout Ordre professionnel dont les membres perçoivent des honoraires de client.
Exemples de motifs :
- le compte ne respecte pas l’estimé reçu du notaire, que le mandat du notaire soit à forfait, à taux horaire ou à pourcentage;
- le compte n’est pas détaillé;
- le montant facturé n’est pas proportionnel avec les services rendus.
Il est important de noter que si le client décide de mettre fin au mandat confié au notaire et que celui-ci a effectué du travail pour lui, le notaire est en droit de lui facturer son temps et son travail.
Les déboursés (sommes payables à des tiers assumées par le notaire dans le cadre du mandat) ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de conciliation, puisqu’ils ne sont pas des honoraires.
De plus, le conciliateur n’a pas le pouvoir d’intervenir dans le cas où le client manifeste des reproches d’ordre déontologique à l’égard du notaire. Dans ce cas, le recours approprié est la demande d’enquête transmise à la direction des enquêtes et du contentieux.
À la suite du dépôt d’une demande de conciliation, le client reçoit un accusé de réception et un numéro de dossier qu’il doit utiliser dans toutes les communications ultérieures avec le conciliateur. À noter que la demande et les documents l’accompagnant seront transmis au notaire concerné.
Le conciliateur prendra connaissance du dossier. Dans un premier temps, il statuera si la demande respecte les conditions de recevabilité du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires, et vérifiera que le client reconnait devoir des honoraires au notaire et qu’il ne demande pas l’annulation complète du compte du notaire. Il est possible que des documents ou informations additionnels soient demandés par le conciliateur, au client et/ou au notaire.
Si la demande ne respecte pas ces conditions, le conciliateur en informera le client et le dossier sera fermé. D’autres recours pourraient être accessibles au client, il sera alors invité à consulter un conseiller juridique de pratique privée.
Si la demande respecte ces conditions, le conciliateur en informera le client. Il demandera au notaire des explications, des précisions et possiblement des documents à l’égard de la demande.
Au choix du conciliateur, la correspondance transmise par une partie est généralement transmise à l’autre partie afin d’obtenir ses commentaires. L’objectif du conciliateur est de rapprocher les parties afin d’en arriver à une entente à l’amiable. Il invite les parties à faire preuve d’ouverture dans cette démarche, invite le notaire à faire des offres et le client à réduire ses demandes.
Lorsqu’il y a entente, le conciliateur la confirme par écrit et la transmet aux parties.
Lorsque le conciliateur constate qu’aucune entente n’est possible, il transmet aux parties le formulaire de demande d’arbitrage, le Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires et un document intitulé Informations sur le processus d’arbitrage et la tenue d’une audience en personne et/ou en visioconférence et le rapport de sa conciliation qui indique au client la procédure à suivre et le délai à respecter pour exercer un autre recours, soit une demande d’arbitrage, s’il le désire. Seul le client peut se prévaloir de ce recours.
Dans le cas où le processus de conciliation n’a pas conduit à une entente, une demande d’arbitrage peut être déposée par le client dans les 30 jours (jours civils et non jours ouvrables) de la réception du rapport de conciliateur.
Des frais de demande de 100 $ sont exigés pour avoir recours au processus d’arbitrage et sont payables pour l’ouverture du dossier d’arbitrage. Un nouveau numéro de dossier sera donné à cette demande d’arbitrage et les parties devront transmettre au secrétaire du Conseil d’arbitrage, les documents qu’ils entendent déposer en preuve devant ce Conseil.
La demande d’arbitrage est entendue devant un Conseil d’arbitrage, qui selon le montant en litige, est formé d’un ou de trois arbitres. Ceux-ci sont notaires et nommés par le Conseil d’administration. À noter que le client et le notaire doivent être présents le jour de l’audience.
Le Conseil d’arbitrage statue sur le compte d’honoraires visé ainsi que sur le remboursement des frais de demande d’arbitrage et des débours reliés au processus d’arbitrage. Ces débours sont d’un minimum de 200 $ (plus taxes) et d’un maximum de 15 % (plus taxes) du montant en litige (montant du désaccord entre le notaire et le client).
La décision du Conseil d’arbitrage est définitive et sans appel. Le client et le notaire doivent respecter la décision rendue.