En raison des effets particuliers que la loi lui reconnaît, l’acte notarié exige des formalités plus strictes et davantage de vérifications qu’un simple écrit. Or, c’est précisément l’attention portée à tous les détails et les nombreux contrôles auxquels on le soumet qui lui assurent sa sécurité juridique exceptionnelle, et ce, même au moyen des nouvelles technologies.
Vérification des parties à l’acte lors d’un acte notarié technologique à distance
Le notaire effectuera des démarches supplémentaires afin de respecter ses obligations et de mieux vous protéger. Entre autres, il vous demandera de lui acheminer avant la rencontre, par un moyen sécuritaire, une copie couleur recto verso de vos pièces d’identité. Il pourrait effectuer des captures d’écran pour son dossier lors de la visioconférence et vous demander de bouger vos pièces d’identité devant la caméra pour vérifier des caractéristiques de sécurité, ou encore d’utiliser un dispositif de validation de l’identité en ligne. Aussi, il s’assurera qu’il n’y a pas de fraude, d’influence indue d’un tiers et que votre consentement est libre et éclairé. À cet effet, il pourrait vous demander si vous êtes seul dans la pièce et de bouger la caméra pour qu’il puisse le constater. Finalement, des moyens d’authentification multiples seront utilisés pour signer l’acte notarié.
Échange sécurisé de documents
Tout échange de documents incluant des renseignements confidentiels doit se faire grâce à une solution sécurisée de partage parmi une liste approuvée par la Chambre des notaires. Il ne faut jamais utiliser un simple courriel (gmail, hotmail, etc.) pour la transmission de documents ou de données sensibles ou confidentielles (par exemple, des images de pièces d’identité, un projet de testament, etc.).
Conservation de vos données personnelles
Pour accomplir son travail, le notaire doit recueillir des données et des informations personnelles à votre sujet, ainsi que pour tout signataire à l’acte. Le notaire a l’obligation d’assurer la confidentialité et la protection de ces données.
L’utilisation d’outils technologiques ne change rien à cette obligation. Le notaire doit donc s’assurer que les logiciels et les applications qu’il utilise sont sécuritaires, par exemple que les données sont chiffrées quand elles sont transférées, mais aussi quand elles sont stockées sur les serveurs.
Consulter les lignes directrices suivies par votre notaire pour réaliser un acte notarié technologique